そもそもプライバシーポリシーは見直しが必要？
プライバシーポリシーは一度作成すれば終わりだと思っていませんか？
実は、プライバシーポリシーも定期的な見直しが必要です。
なぜなら、法律やガイドラインが変わったり、事業内容が進化したりすることで、取り扱う個人情報の内容や範囲、方法などが変わるからです。
そのため、プライバシーポリシーと実態がズレていないかを定期的にチェックし、その結果、必要に応じて更新することが求められます。
古いプライバシーポリシーを放置するリスク
プライバシーポリシーを作成したまま長期間放置した場合、次のようなリスクが考えられます。
サービス内容とズレた記載のリスク
事業の成長とともに、提供するサービスが増えたり、取得する個人情報の内容や種類が変わることが考えられます。
それにも関わらず、プライバシーポリシーを放置していると、実態との乖離が生じ、虚偽表示にあたるリスクが生まれます。
ユーザーからの信用失墜やトラブル時の責任問題につながることにより、大きな損失を被ってしまう可能性もあるため、定期的な見直しが欠かせません。
法改正未対応によるリスク
個人情報保護法は平成27年（2015年）の改正により3年ごとに見直すと規定されていることもあり、それに伴って適時改正が行われています。
特に最近では令和2年（2020年）改正により個人関連情報や仮名加工情報という概念の追加や、外国にある第三者への提供に関する義務に関する規定が強化されています。
こうした法改正の影響により、見直しの結果、プライバシーポリシーの修正が必要になるケースも出てきます。
最新の法令に適した内容になっているか、定期的にチェックすることが重要です。
見直しが必要な5つのサイン
プライバシーポリシーを見直すべきかどうか、判断するためのポイントをいくつか紹介します。
1年以上確認していない
先述のとおり個人情報保護法は3年ごとに見直されますが、法改正自体は適時行われており、また業界のガイドラインは年単位で変わることも少なくありません。
また、個人情報保護法だけに限らず、例えば2022年改正の電気通信事業法により、一定の場合には第三者事業者などの外部に送信する情報に関して通知または公表が求められるようになっています（外部送信規律）。
よって、1年以上見直していない場合は、内容の確認をおすすめします。
新サービス・新機能を追加した
新しいサービスや機能を導入した場合、収集する情報や利用目的が変わっている可能性があります。
特に保有する個人情報の利用目的というのはプライバシーポリシーで明示する情報として代表的なものであるため、サービスや機能などの追加・変更等される際には、プライバシーポリシーとの整合性を確認する必要があります。
広告・Cookie利用を始めた
Google広告やSNS広告などに限らず、フォームやシステムの導入に伴ってCookieやトラッキング技術の利用を始めたような場合は、プライバシーポリシーへの反映や、内容によってはCookieポリシーなどの別文章の作成が必要かをチェックすべきタイミングです。
海外との取引・データ移転が発生した
クラウド利用や海外拠点との連携により、外国に個人データを移転するケースが増えています。
その場合、見直しのうえ、必要に応じてプライバシーポリシーの補足・修正が求められます。
組織変更（合併・譲渡など）があった
会社の吸収合併やブランド変更があった場合、データ管理主体や問い合わせ先の記載が古くなっていないか確認しましょう。
プライバシーポリシー見直しの具体的ポイント
見直しを行う際に注意が必要なポイントは、次のようなものです。
取得する個人情報と利用目的
現状取得している個人情報の種類や利用目的が、実際のサービス内容に沿って記載されているかを確認します。
Cookie・広告利用についての明示
Cookieや広告IDを利用している場合は、その旨の明記、第三者提供の有無、オプトアウト手段などが適切に記載されているかチェックしましょう。
外国移転時の説明強化
個人情報を外国へ移転している場合には、移転先の国に関する情報や管理状況についての記載が十分かを確認する必要があります。
本人の権利・請求方法の最新化
本人が情報開示・訂正・削除・利用停止を求める際の連絡先や手続き方法が最新かを見直します。
まとめ：定期的な見直しでトラブルを未然に防ごう
プライバシーポリシーは「作ったから安心」「作ったら完了」ではありません。
実態とズレが生じていないか、定期的な見直しを行うことが、トラブル防止と信用維持に直結します。
少なくとも年1回程度の確認を習慣化し、必要に応じて速やかに内容を修正していくことが重要です。
また、見直しや更新に不安を感じる場合は、専門家のサポートを活用するのも有効な方法です。