個人情報の適切な取扱いが求められています

事業を営む上で「個人情報」を取扱う場面はとても多いですが、その一方で、個人情報を提供する側の消費者の意識も高まっています。

「この会社に私の個人情報を提供しても大丈夫なのだろうか？」

「私の知らない会社に提供したりするのかな？」

「個人情報の取扱いについて知りたい」

そんな消費者の不安を払拭するためのアイテムの１つが「プライバシーポリシー」です。

プライバシーポリシーを公表することにより、お客様に対して個人情報を提供する消費者への安心をアピールするとともに、その作成を通じて個人情報を取扱う者としての責任を再認識して厳重に取扱うことで、漏洩などの事故の防止にも繋がることが期待できます。

個人情報保護法による公表義務とは？

プライバシーマークを取得しない事業者であっても「プライバシーポリシー」を作成する理由の１つが、個人情報保護法の定める公表等の義務に対応するためです。

正確には、「公表」だけが求められるのではなく、その対象や内容に応じて「公表」または「本人への通知」もしくは「本人が知り得る状態にする」ことが定められています。

この義務により公表等が求められる事項の１つに個人情報の「利用目的」があります。
そしてこの利用目的は、個人情報を取扱うときはできる限り特定しなければならないとされています。

つまり、個人情報を取扱うときは、その利用目的をできる限り特定して、それを公表または本人に通知しなければならないのです。

また、2022年4月より施行された法改正により、「保有個人データの安全管理のために講じた措置」も本人が知り得る状態に置かなければならないようになりました。（個人情報保護法32条1項4号、個人情報の保護に関する法律施行令10条1号）

しかし、「本人に通知」というのは、新しい個人情報を取得するたびに通知が必要となってしまい、事業者にとってはただただ面倒です。

それに比べてウェブサイトなどに掲示するほうが手間がかからず、また変更があった場合でもすぐに対応することができるため、多くの事業者が「ウェブサイトなどへのプライバシーポリシーの掲示」という方法により、個人情報保護法が定める義務を果たすようになっています。

個人情報保護法以外にも掲示が必要な情報も

例えば、アクセス解析でよく利用されているGoogleアナリティクスは、利用規約においてGoogleが情報を収集すること、そしてGoogleアナリティクスを利用していることなどをプライバシーポリシーに記す必要があることが定められています。
（Googleアナリティクス利用規約「7.プライバシー」参照）
つまり、Googleアナリティクスを利用しているのに上記情報をプライバシーポリシーに掲載していない場合は、利用規約違反を問われる可能性があります。

また、2023年6月から施行されている改正電気通信事業法により、特定の事業者にはクッキー（Cookie）など外部に送信する情報について一定の事項を通知または公表する義務（「外部送信規律」と呼ばれます）が課されています。
このような情報は、個人情報の取扱いと一緒にプライバシーポリシーに記載したり、外部送信規律に対応するための単独のページを設けて公表するなどの対応が求められます。

このように、状況によっては、個人情報保護法以外にもプライバシーポリシーを作成して公開する理由があります。

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